Programm für Kurier & Paket
Botenkontor
Rechnungen raus, Partner abgerechnet, Nachweise vollständig.
Botenkontor erstellt Ihre Rechnungen und Sammelrechnungen, verwaltet offene Posten und rechnet freie Fahrer und Nachunternehmer per Gutschrift ab. Zu jedem Partner führen Sie eine Nachweis-Mappe mit Ablaufdaten, damit fehlende oder abgelaufene Unterlagen vor der nächsten Gutschrift auffallen. Rechnungen geben Sie im Format XRechnung oder ZUGFeRD aus.
Für wen: Kurier- und Expressdienste mit Geschäftskunden, freien Fahrern oder Nachunternehmern sowie Paket-Subunternehmer, die selbst Nachunternehmer einsetzen.
Demo für Botenkontor anfordernDas kann Botenkontor
- Einzel- und Sammelrechnungen, z. B. monatlich je Kunde oder Kostenstelle, mit Leistungskatalog für wiederkehrende Positionen
- Angebote für Rahmenverträge und Dauertouren, mit einem Klick in eine Rechnung übernehmen
- Ausgabe von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD sowie als PDF per E-Mail
- Offene Posten mit Zahlungsabgleich per Kontoauszug-Import (CSV), Zahlungserinnerungen und Mahnstufen (ohne Zinsberechnung)
- Partnerverwaltung für freie Kurierfahrer und Nachunternehmer mit Vergütungssätzen und Abrechnung im Gutschriftverfahren
- Nachweis-Mappe je Partner mit Ablaufdaten, z. B. Eintrag im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur, Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft
- Erinnerung vor Ablauf von Partner-Nachweisen und Hinweis bei der Gutschrift-Freigabe, wenn Unterlagen fehlen
- Fortlaufende Nummernkreise, Storno statt Löschen und Änderungsprotokoll – unterstützt bei den Anforderungen der GoBD
- Export für die Steuerberatung im DATEV-Format als Datei (inklusive; direkte Anbindung an Buchhaltungsprogramme optional)
Was nicht enthalten ist
Botenkontor berechnet keine Auftragspreise aus Tarifen und disponiert nicht (Botenpult). Den Abgleich der Gutschriften Ihrer Paket-Auftraggeber und Ihre eigenen Nachweise gegenüber Auftraggebern führen Sie in Botenbilanz; die Nachweis-Mappe in Botenkontor betrifft nur Ihre Partner und Nachunternehmer. Arbeitszeiten erfasst Botenschicht; eine Lohnabrechnung ist nicht enthalten. Botenkontor ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Zinsberechnung, Finanzierungs- oder Factoringfunktionen sind nicht enthalten.
Beispiel: Das steckt in einer Demo
- 40 Kunden mit 3 Monaten Rechnungshistorie (rund 150 Rechnungen)
- 12 Monatssammelrechnungen im Entwurf
- 6 Partner (freie Kurierfahrer und Nachunternehmer) mit Gutschriften
- Nachweis-Mappen der Partner mit 3 bald ablaufenden Unbedenklichkeitsbescheinigungen
- 22 offene Posten, davon 5 in Mahnstufe 1 oder 2
- Leistungskatalog mit 15 Positionen
- 4 Angebote für Dauertouren
Die Mengen passen wir an Ihre Betriebsgröße an. Abgesehen von Firmenname und Logo sind alle Daten frei erfunden.
Was kostet Botenkontor?
Ein fester Monatspreis, eine einmalige Einrichtung – alles netto. Als Pilotbetrieb zahlen Sie im ersten Jahr nur 40 % davon.
Starttermin und Funktionsumfang stehen vor Vertragsschluss verbindlich im schriftlichen Angebot – berechnet wird erst ab Start.
Preise für Botenkontor
| Preis (netto) | Liste | Pilot* (40 %) |
|---|---|---|
| Monatlich (3 Nutzer inklusive) | 89 € | 35,60 € |
| Zusätzlich je Nutzer (mehr als 3) | 15 € | 6 € |
| Einrichtung (einmalig) | 490 € | 196 € |
* Pilotpreis: 40 % des Listenpreises für 12 Monate, höchstens 5 Pilotbetriebe je Branche, mit kurzem monatlichem Feedback. Alle Bedingungen. Nur für Unternehmen, Preise netto zzgl. MwSt.
Demo für Botenkontor anfordernNoch stärker in Kombination
Botenkontor funktioniert allein. Mit weiteren Programmen fließen die Daten automatisch weiter.
+ Botenpult
Erledigte Aufträge inklusive Wartezeiten und Zuschlägen werden per Klick zur Sammelrechnung; Aufträge Ihrer Partner erscheinen automatisch in deren Gutschrift.
+ Botenblick
Rechnungen stehen Ihren Kunden im Portal zum Download bereit; Kostenstellen aus den Buchungen werden auf der Rechnung ausgewiesen.
+ Botenbilanz
Stopps und Pakete der von Nachunternehmern gefahrenen Touren werden als Positionen der Partner-Gutschrift übernommen; Ihre eigenen Nachweise und die Ihrer Partner erscheinen in einer gemeinsamen Fristenübersicht.